Vtiger es una aplicación para la administración de relaciones con clientes (CRM) 100% código libre. Maneja el ciclo de vida de la relación con el cliente con infinidad de tareas, no limitándose a ser un directorio de usuarios si no que maneja otras áreas como las ventas, atención al cliente, marketing o productos. Surgió como un derivado de SugarCRM y actualmente cuenta con una gran comunidad alrededor de todo el mundo con el objetivo de convertirse en la aplicación más abierta y mejor implementada para cualquier tipo de empresa.
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FUNCIONALIDAD
- Sistema modular que integra todas las tareas con los clientesvtiger CRM dispone de una distribución en áreas o módulos encargados de distintas tareas. Estas tareas son todas las relacionadas con los clientes como pueden ser facturas, administración de contactos, registros, incidencias, ventas, etc. Algunos de los módulos más importantes son el de Márketing, Comercial, Atención al Cliente, Inventario y Análisis, que se comentarán más adelante. Estos módulos y sus diferentes tareas pueden configurarse a través de un administrador de módulos, con el que elegir activar o desactivar las opciones que muestran para realizar. Pero lo más importante es que a pesar de esta distribución modular, todo se integra para llevar a cabo un seguimiento completo de la relación con los clientes en todas las direcciones, obteniendo así información enlazada y rápida. Por ejemplo a la hora de elaborar un presupuesto ya estará creada previamente la cuenta del cliente y el producto en el inventario, por lo que será tan sencillo como seleccionar. vtiger pretende centralizar, haciendo olvidar a las empresas el uso de aplicaciones por separado, como Excel para facturas o Outlook para contactos. La idea es que permite reflejar desde el primer contacto con el cliente como una reunión, una visita, una llamada telefónica, hasta que se genera un presupuesto, albarán o factura.
- MárketingEste módulo de vtiger permite gestionar las campañas de una empresa y todos los esfuerzos y recursos: contactos (personas), cuentas (empresas u organizaciones), pre-contactos, y una posible planificación y comunicación a través de webmail. El objetivo es tener reflejado todos los clientes y posibles clientes, y crear el inicio de cualquier campaña que se vaya a comenzar, asignando sus diferentes responsables, recursos, costes, etc.
Este módulo permite una gestión y seguimiento de las ventas desde el primer contacto con el potencial cliente hasta el servicio post-venta. Se pueden controlar oportunidades, presupuestos, pedidos, facturas, productos y tarifas; y enlazarlo todo ello con las cuentas y contactos ya creados.
Aquí se llevará todo lo relacionado con la relación del cliente una vez terminado el negocio o la venta. Será un sistema para reportar incidencias, y también para solicitar ayuda y soporte de manera muy sencilla. Además permite crear un sistema de FAQ’s (preguntas frecuentes) siempre accesible para los usuarios.
Todo lo referente a estadísticas e informes para obtener las conclusiones de los resultados de un negocio. Además con la posibilidad de generar gráficos (de distintos tipos) con multitud de filtros y opciones para mostrar. De un vistazo se puede controlar la marcha de una determinada campaña o de la empresa, además de obtener información específica de inventario, ventas, o de determinadas personas o clientes, y hasta los tickets que se han generado.
Una característica que integra este CRM aunque pueda parecer algo externo. Permite gestionar los productos, proveedores, tarifas, ordenes de compra, pedidos, presupuestos y facturas.
vtiger CRM integra mucha funcionalidad y es muy configurable. Hay un calendario siempre accesible desde cualquier vista, posibilidad de escribir notas, e incluso recordatorios en forma de post-it para tareas a realizar el día de hoy o eventos pendientes de hacer. Además incluye un lector feed de RSS y puede integrarse con un servidor webmail de correo electrónico; por ejemplo pueden enviarse las facturas directamente en PDF por correo. Otras características interesantes son la integración con Asterisk para llamadas de voz por IP que quedan registradas, notificaciones por correo que se pueden definir y la configuración de roles para definir privilegios de acceso a distintos usuarios que acceden a vtiger.
USABILIDAD
Diseño de la interfaz
El diseño está influenciado directamente de una aplicación web tradicional, lo que la hace bastante amigable. Tiene los típicos menús desplegables en la parte superior y el aspecto es moderno pero simplista. El aspecto de la vista de inicio es configurable, en forma de pizarra blanca con paneles que pueden definirse, como la última actividad, los últimos movimientos de cada módulo, una nube de tags, las últimas estadísticas o recordatorios para el día actual.
Los formularios son muy fáciles de rellenar, escribiendo en los huecos dedicados o pulsando el botón de «+» para buscar de una lista un elemento a asociar. Además tiene pequeños gadgets en todas las ventanas que permiten ver el calendario, abrir una calculadora, el reloj e incluso un chat.
La aplicación es muy flexible y puede configurarse para definir nuevos campos, cambios en los formularios o hacer adaptaciones, por lo que es personalizable tanto en imagen como en funcionalidad.
Facilidad de uso
Al ser una aplicación web, vtiger resulta muy dinámico, rápido y fácil de usar para los tiempos que corren de la era 2.0. Cualquier usuario medio podría manejarse sin muchos problemas con ella, a excepción de algunos pequeños conocimientos de márketing o contabilidad que debería aprender; términos como campañas o pre-contactos, y algo de contabilidad para el área de facturas. Además como tiene definición de roles, puede definirse que cada tipo de usuario solo pueda ver y acceder a distintas áreas, por lo que se limita parte de la herramienta a cada usuario y así se centra exclusivamente en su papel.
Algo que también ha gustado y facilita el uso es la edición de datos en tiempo real, sin recargas de página. Y en general es muy buena la sencilla navegación y organización de las diferentes tareas y módulos.
Accesibilidad
vtiger CRM no está dotado especialmente con funciones de fácil acceso para personas con problemas de accesibilidad de cualquier tipo. Al iniciar la aplicación puede elegirse un estilo de apariencia visual que modifica algunos efectos y colores, y también el orden y colocación de algunos elementos es muy configurable. No incluye sonidos ni avisos.
De todas formas la aplicación puede integrarse perfectamente con cualquier tecnología de asistencia del sistema operativo, y con cualquier opción relacionada con el navegador de internet.
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